Guía Completa para el Uso Correcto de la Bitácora de Obra
La bitácora de obra es un documento esencial en la gestión de proyectos de construcción. Su uso adecuado no solo garantiza el cumplimiento de normativas legales, sino que también facilita la comunicación entre las partes involucradas y sirve como evidencia en situaciones de arbitraje. Aquí te presentamos una guía detallada para su correcto uso, basada en el Decreto 670-10 y las mejores prácticas del sector.
1. Reglas Generales para el Uso de la Bitácora
La bitácora debe apegarse a reglas básicas y a lo establecido en el Decreto 670-10, artículo 27. Algunas normas esenciales incluyen:
- Inicio de la Bitácora: El primer registro debe incluir horario de consulta y registro de notas, plazos para firmar las notas, prohibición de anotaciones adicionales y procedimientos para revisiones de costos, entre otros.
- Personal Autorizado: Solo pueden hacer anotaciones el Director y el Residente de Obra delegados por el contratista y el Supervisor de Obra delegado por el contratante.
- Firmas: Cada anotación debe ser firmada por el Supervisor y el Residente de obra. El Director de obra puede firmar como enterado de eventos.
- Referencias y Pre numeración de Páginas: Cada anotación debe incluir referencias al número de contrato o licencia de construcción y respetar el orden pre-numerado de las páginas.
- Fecha y Hora: Todas las anotaciones deben incluir fecha y hora, y seguir un orden cronológico.
- Escritura y Ortografía: Las notas deben ser manuscritas, preferiblemente en letras de molde y con bolígrafo de tinta indeleble. Las tachaduras y enmendaduras están prohibidas.
- Anulación y Corrección de Errores: Las notas con errores deben ser anuladas por la misma persona que cometió el error, y se debe registrar una nueva nota con el número consecutivo correspondiente.
- Custodia y Seriedad: La bitácora debe ser custodiada por la Supervisión y mantenerse disponible durante todo el tiempo de vigencia del contrato. Debe reflejar fielmente los eventos sin falsedades ni expresiones ofensivas.
2. Clasificación de Registros en la Bitácora
Los registros en la bitácora pueden clasificarse en varias categorías:
- Informativas: Registros que informan sobre asuntos importantes, como inicio de trabajos, avances, disponibilidades de recursos, reuniones técnicas, auditorías, conflictos, accidentes de trabajo, etc.
- Órdenes: Registros que contienen órdenes específicas, como cambios en especificaciones técnicas, correcciones de imperfecciones, órdenes para acelerar procesos, etc.
- Certificaciones: Registros que certifican situaciones de cumplimiento o incumplimiento de compromisos, como inicio de trabajos, calidad de materiales, inspecciones, etc.
- Autorizaciones: Registros que documentan autorizaciones emitidas, como cambios en actividades, revisión de costos, uso de materiales, etc.
- Recomendaciones: Registros que proporcionan consejos para mejorar procedimientos constructivos, aunque su cumplimiento no es obligatorio.
- Comunicaciones: Registros que validan instrucciones escritas recibidas de autoridades o comunicaciones importantes.
- Control y Seguimiento: Registros que establecen parámetros de control y seguimiento de aspectos constructivos sujetos a compromisos contractuales y normativas técnicas.
3. Estructura de un Registro de Bitácora
Un registro típico de la bitácora debe incluir:
- Clasificador del Registro: Las primeras palabras deben hacer referencia a la finalidad de la nota (e.g., "Se Ordena", "Se Informa").
- Descripción del Asunto: Redactar el tema principal del registro de manera directa y precisa.
- Ubicación y Localización: Mencionar la exacta ubicación del evento.
- Causas del Evento: Detallar las causas que originan el registro, mencionando la norma técnica o artículo del contrato violado.
- Soluciones: Señalar la solución correspondiente al evento registrado.
- Plazo para el Cumplimiento: Establecer plazos específicos para el cumplimiento de la corrección ordenada.
- Prevención: Mantener un control preventivo de eventos que se registran.
El uso correcto de la bitácora de obra es crucial para el éxito de un proyecto de construcción. Esta guía proporciona un marco detallado para asegurar que todas las partes involucradas comprendan y cumplan con sus responsabilidades, garantizando así una gestión eficiente y transparente del proyecto.